Seu guia completo de contabilidade para o seu negócio

A contabilidade é a base para todos os insights de pequenas empresas. Se você está administrando uma pequena empresa, você precisa torná-la habitual. Muitas vezes, a contabilidade é deixada de lado pelos proprietários de pequenas empresas para lidar com a questão mais urgente do momento. Se não for isso, é procrastinação ou fobia de números (o medo de errar).

Confie em mim, não deixe isso de lado. Muitos proprietários de pequenas empresas geralmente permitem que um acúmulo de transações e despesas se acumule antes de organizá-las, o que pode prejudicar seus negócios de pelo menos duas maneiras significativas.

Primeiro, cria confusão. A contabilidade atualizada informa as coisas críticas que você precisa saber. Sem ele, você terá apenas uma ideia aproximada de quanto dinheiro tem, quais contas pendentes precisa pagar e se foi pago pelos bens ou serviços que fornece.

Em segundo lugar, ignorar a contabilidade torna o pagamento de seus impostos mais complicado. Há poucas coisas piores do que estar em um prazo e ter que vasculhar um saco de papel cheio de recibos para itens que você pode deduzir – ao mesmo tempo, você está tentando cumprir um prazo para um cliente. Usar um contador ou preparador de impostos também não é barato.

Aqui está a boa notícia: você não precisa de um diploma de finanças para entender e se beneficiar da contabilidade. O método de contabilidade de partidas dobradas, a forma como a contabilidade é feita hoje, remonta ao século XV. Se você já fez uma lista de verificação de itens necessários para concluir uma tarefa e, em seguida, marcou os itens à medida que foram reunidos ou realizados, você entendeu a essência da contabilidade.

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Quando você estiver pronto para realizar sua própria contabilidade, aqui está o programa para o seu curso sem graduação:

• Contas. As contas agrupam atividades comerciais semelhantes para facilitar a análise (ou seja, uma conta de vendas). A lista completa de suas contas é chamada de plano de contas. Os itens desta lista incluem vendas, custo dos produtos vendidos, salários — todas as atividades de negócios que você faz.
• Período contábil: este é o período específico de tempo durante o qual você está analisando sua empresa. Por exemplo, você pode querer saber como você se saiu em fevereiro. Ou o terceiro trimestre. Ou o ano. Ou desde que você começou a anunciar.
• Contas a pagar: este é o dinheiro que você deve atualmente a fornecedores ou fornecedores, mas ainda não pagou. Se você comprou um computador pelo qual ainda não pagou, trata-se de uma conta a pagar.
• Contas a receber: Você fez o trabalho e enviou a conta, mas o cheque do cliente está no correio. Isso é uma conta a receber.
• Provisões: Despesas ou receitas que você incorreu, mas ainda não pagou (isso significa que contas a pagar e contas a receber são provisões). Se estiver usando a contabilidade baseada em competência, você registra as acumulações (positivas e negativas) no momento da venda. Na contabilidade baseada em dinheiro, você teria registrado quando pagou ou recebeu o dinheiro. O benefício da contabilidade baseada em competência é que ela permite que você saiba que, embora possa ter dinheiro em mãos, não deve gastá-lo livremente. Você pode ficar devendo por aquela remessa de matérias-primas que acabou de receber. Por outro lado, você pode ter trabalhado o mês todo para um cliente, mas ainda não foi pago por esse trabalho.
• Ativos: Coisas que você possui, físicas ou intangíveis. Podem ser itens como propriedade, veículos, dinheiro, um computador ou o direito de usar uma vaga de estacionamento específica.
• balanço patrimonial: Este documento resume todos os seus ativos (o que você possui) e os compara com todo o seu patrimônio e todos os seus passivos (o que você deve). Com ele, você pode avaliar a saúde financeira geral da sua organização.
• Fluxo de caixa: Uma comparação do dinheiro que você normalmente recebe com o dinheiro que você precisa pagar.
• Custo das mercadorias vendidas (CPV): se você fabrica um produto, a soma dos custos está diretamente relacionada à fabricação desse produto. Então, se você é uma padaria, esses seriam materiais como farinha, açúcar e ovos, bem como o custo de usar a cozinha em que você assa. Depois de subtrair o custo das mercadorias vendidas de suas vendas líquidas (essa é a receita total de vendas menos descontos de vendas, abatimentos ou devoluções), você obtém seu lucro bruto.
• Escrituração de partidas dobradas: Ao registrar cada entrada como crédito e débito, você vê a origem do seu dinheiro e onde o está gastando. Isso facilita a detecção de erros. Crédito em dinheiro quando você compra um ativo; debitar uma conta de ativo (por exemplo, “despesa de computador”) quando você gastar dinheiro com esse ativo. Quando você verifica tudo, chama-se criar um balancete, que é apenas uma maneira de informar se seus débitos e créditos estão corretos. Se os seus débitos e créditos não corresponderem, alguém deverá examinar cada item até encontrar a origem do erro. Embora trabalhoso, detectar essas discrepâncias é o verdadeiro benefício da contabilidade de partidas dobradas.
• Equidade: o valor do seu negócio após o pagamento de seus passivos e quem o possui (esse patrimônio pode ser todo seu ou compartilhado com um parceiro ou investidores).
• Despesas: o que você gasta para manter seu negócio funcionando. Suas despesas podem ser itens que você precisa para fazer um produto que você vende. Estes podem incluir o custo de aluguel de seu prédio, seu material de escritório, sua folha de pagamento e afins.
• Contabilidade geral: Isso tradicionalmente lista todas as contas individuais necessárias para delinear as transações de ativos, passivos, patrimônio, receita, despesa, ganho e perda de seu negócio. Em vez de listar exaustivamente todas as transações (digamos, a transferência que você comprou semanalmente a partir de janeiro), ele resume as listagens cronológicas em diários, como um diário de estoque bruto ou um diário de recibos de vendas.
• Demonstração de resultados (declaração de lucros e perdas): este documento compara a receita com seus gastos para revelar se sua empresa ganhou ou perdeu dinheiro em um determinado período contábil.
• Passivos: dinheiro que você deve, mas não pagou, como faturas pendentes, saldos de cartão de crédito e quaisquer empréstimos comerciais que você fez. Se os passivos de sua empresa totalizarem mais do que seus ativos, sua empresa está com problemas.
• Folha de pagamento: a lista completa de seus funcionários e quanto cada um é pago, bem como quanto você paga em impostos e contribuições de aposentadoria.

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A próxima habilidade não-MBA que você precisa aprender é a manutenção de registros diligente e preciso. Alerta de spoiler: uma caixa cheia de recibos desorganizados e papéis financeiros relacionados que você não vê até minutos antes do horário do imposto não é eficiente nem mantém registros.

Observe outros sistemas que parecem funcionar, mas são falhos. Por exemplo, manter seus diários em cadernos ou pastas de arquivos – não importa o quão facilmente acessíveis – pode ser tedioso e pode levar a erros. Da mesma forma, as planilhas parecem compactas, são flexíveis e a maioria das pessoas tem um entendimento básico delas. Ainda assim, eles se prestam facilmente a erros e podem rapidamente se tornar complexos.

Aqui está o que realmente funciona para dominar sua contabilidade: uma plataforma online na qual seus dados podem ser digitalizados rapidamente e uma que se vincula sistematicamente às suas contas bancárias e cartões de crédito.

Essa plataforma é fácil de configurar e pode executar automaticamente a maioria das tarefas que melhor o ajudam. Existem várias plataformas como esta (como Neat e QuickBooks) que apresentam a capacidade de categorizar suas despesas e receitas em contas padrão para ajudá-lo a entender rapidamente as finanças do seu negócio e onde existem oportunidades para melhorar.

Então vá em frente e jogue seu boné no ar. Em apenas alguns minutos de leitura deste artigo, você dominou a essência da contabilidade sem um diploma de contabilidade. Agora vá em frente e seja lucrativo.